Wiktor Łaba w rozmowie z Mateuszem Mania omawia czym różni się najem okazjonalny od instytucjonalnego oraz na co zwrócić uwagę.
Najem okazjonalny i instytucjonalny pułapki i korzyści
Słowem wstępu, w ostatnich latach dynamiczny rozwój rynku najmu prywatnego i komercyjnego w Polsce skłonił ustawodawcę do wprowadzenia szczególnych instrumentów służących zabezpieczeniu interesów wynajmujących – zwłaszcza tych, którzy nie chcą narażać się na przewlekłość postępowań eksmisyjnych. W efekcie polski porządek prawny oferuje dziś dwie szczególne formy najmu – najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. Obie formy mają za zadanie zapewnić szybszą i bardziej efektywną ścieżkę eksmisji lokatora, który nie opuszcza lokalu dobrowolnie.
Najem okazjonalny – co to znaczy i czy rzeczywiście gwarantuje szybszą eksmisję?
Tak, najem okazjonalny w praktyce umożliwia szybsze przeprowadzenie eksmisji, co wynika przede wszystkim z jego szczególnej konstrukcji prawnej, która pozwala na pominięcie postępowania sądowego w zakresie orzekania obowiązku opróżnienia lokalu.
Najem okazjonalny Krok po kroku:
Kluczowym elementem tej formy najmu jest załączenie do umowy oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji i wskazanie lokalu zastępczego, do którego najemca w każdej chwili będzie mógł się wyprowadzić, a także załączenie oświadczenia właściciela lokalu zastępczego. Dzięki temu w razie wypowiedzenia umowy – na przykład z powodu zaległości w czynszu, rażącego naruszania porządku domowego czy niewłaściwego korzystania z lokalu – wystarczy wysłać do lokatora pismo z żądaniem natychmiastowego opuszczenia lokalu, a w razie bezskuteczności tego wezwania wystąpić do sądu jedynie o nadanie klauzuli wykonalności oświadczeniu najemcy. Oświadczenie to stanowi bowiem tytuł egzekucyjny, dzięki któremu komornik może bezzwłocznie przeprowadzić eksmisję, bez konieczności prowadzenia długotrwałego procesu sądowego. Warto również zaznaczyć, że w przypadku najmu okazjonalnego nie mają zastosowania przepisy dotyczące tzw. okresu ochronnego przed eksmisją, obowiązujące przy standardowej umowie najmu.
Najem okazjonalny – najczęstsze problemy praktyczne przy uzyskiwaniu od najemcy oświadczenia notarialnego i wskazania lokalu zastępczego
Z mojego doświadczenia wynika, że najczęstszą trudnością praktyczną przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego jest uzyskanie oświadczenia osoby trzeciej, która wyrazi zgodę na przyjęcie najemcy do swojego lokalu w przypadku konieczności opuszczenia wynajmowanego mieszkania. W praktyce są to zwykle osoby bliskie najemcy — członkowie rodziny lub przyjaciele — którzy często obawiają się ewentualnych konsekwencji prawnych wynikających z takiego zobowiązania lub po prostu nie chcą angażować się w relację prawną z właścicielem nieruchomości.
Obawa ta może wynikać z niepełnego zrozumienia charakteru takiego oświadczenia. W rzeczywistości nie tworzy ono żadnego zobowiązania cywilnoprawnego wobec właściciela lokalu, a jedynie potwierdza gotowość przyjęcia najemcy w razie zakończenia stosunku najmu. Mimo to niejednokrotnie trudność w uzyskaniu tego dokumentu prowadzi do sytuacji, w której umowa nie spełnia ustawowych wymogów najmu okazjonalnego i w konsekwencji traci swój uprzywilejowany charakter.
Czy brak wymogu lokalu zastępczego i okresu ochronnego czyni najem instytucjonalny wyraźnie bezpieczniejszym dla firm wynajmujących niż najem okazjonalny?
Zdecydowanie tak. Najem instytucjonalny został wprowadzony jako odpowiedź ustawodawcy na potrzeby profesjonalnych uczestników rynku nieruchomości, a więc przedsiębiorców zajmujących się zawodowo wynajmem lokali mieszkalnych. Jego konstrukcja prawna została uproszczona i dostosowana do realiów obrotu gospodarczego, co w praktyce czyni go bardziej przyjaznym i bezpiecznym dla wynajmujących prowadzących działalność gospodarczą.
Najważniejszą zaletą najmu instytucjonalnego w porównaniu z najmem okazjonalnym jest brak obowiązku wskazywania lokalu zastępczego oraz brak konieczności uzyskiwania zgody osoby trzeciej na przyjęcie najemcy, co często stanowi poważną barierę formalną przy zawieraniu umów najmu okazjonalnego. W praktyce oznacza to, że w przypadku zakończenia stosunku najmu lub jego rozwiązania, przedsiębiorca może w sposób szybki i stosunkowo nieskomplikowany uruchomić procedurę eksmisyjną, opierając się wyłącznie na oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji.
Jak ostatnie zmiany prawne, np. dotyczące świadectw energetycznych (Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków), wpływają na obowiązki stron w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym?
Zgodnie z nowelizacją ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, od 28 kwietnia 2023 r. wynajmujący zobowiązany jest do przekazania najemcy świadectwa charakterystyki energetycznej budynku lub jego części. Obowiązek ten dotyczy zarówno najmu okazjonalnego, jak i instytucjonalnego. Niedopełnienie tej powinności może skutkować grzywną. W praktyce należy zwrócić uwagę, iż brak świadectwa nie wpływa na ważność umowy, lecz stanowi ryzyko odpowiedzialności administracyjnej.
Czy istnieje ryzyko, że przyszłe zmiany w prawie (np. nowelizacje Ustawy o ochronie praw lokatorów), osłabią mechanizmy eksmisyjne najmu okazjonalnego/instytucjonalnego i jak można się zabezpieczyć?
Tak, istnieje realne ryzyko, że przyszłe zmiany legislacyjne – w szczególności nowelizacje Ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – mogą wpłynąć na osłabienie skuteczności obecnych mechanizmów eksmisyjnych w ramach zarówno najem okazjonalnego, jak i najem instytucjonalnego.
Wynika to z faktu, że regulacje te opierają się na pewnych wyjątkach od ogólnej zasady ochrony lokatorów, w szczególności co do konieczności zapewnienia lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego oraz możliwości prowadzenia egzekucji eksmisji na podstawie aktu notarialnego bez wyroku sądu w zakresie obowiązku opróżnienia lokalu. Jeżeli w przyszłości ustawodawca, kierując się względami polityki społecznej, zdecyduje się na ograniczenie tych instytucjonalnych uproszczeń, może to przybrać formę np. rozszerzenia przypadków, w których sąd będzie miał obowiązek badać zasadność eksmisji mimo posiadania przez właściciela aktu notarialnego, nałożenia na wynajmujących nowych obowiązków formalnych lub informacyjnych bądź zakwestionowania ugruntowanej dotąd wykładni przepisów art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. W takiej sytuacji skuteczność i sprawność mechanizmów chroniących interesy właścicieli nieruchomości może ulec znacznemu ograniczeniu, co w praktyce oznaczać będzie większe trudności z dochodzeniem opróżnienia lokalu w przypadku konfliktu z najemcą.
Która forma najmu – okazjonalny czy instytucjonalny – generuje wyższe koszty początkowe (np. notarialne) i jest bardziej skomplikowana formalnie?
Zarówno najem okazjonalny, jak i instytucjonalny wymagają zawarcia umowy z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, co generuje dodatkowe koszty związane z obsługą notarialną. W przypadku najmu okazjonalnego konieczne jest jednak także przedłożenie oświadczenia właściciela innego lokalu mieszkalnego wyrażającego zgodę na przyjęcie najemcy w razie wykonania obowiązku opróżnienia lokalu, a także złożenie przez tę osobę stosownego oświadczenia. Dokumenty te mogą wymagać poświadczenia podpisów, co wiąże się z dodatkowymi opłatami i formalnościami. Natomiast najem instytucjonalny jest co do zasady mniej skomplikowany pod względem proceduralnym i bardziej przewidywalny w zakresie wymaganej dokumentacji.
Kto głównie korzysta z najmu instytucjonalnego w praktyce – duże fundusze PRS czy również mniejsi przedsiębiorcy wynajmujący lokale?
Wbrew powszechnym przekonaniom, najem instytucjonalny nie jest narzędziem wykorzystywanym wyłącznie przez duże fundusze inwestycyjne operujące na rynku PRS (Private Rented Sector). Coraz częściej z tej formy najmu korzystają także mali i średni przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych. Dla tego rodzaju podmiotów najem instytucjonalny stanowi atrakcyjny instrument prawny umożliwiający zwiększenie bezpieczeństwa obrotu oraz uproszczenie procedur związanych z administrowaniem nieruchomościami, przy jednoczesnym zachowaniu przewidywalności rozwiązań prawnych.
Jakie są najczęstsze błędy wynajmujących przy zawieraniu umów najmu okazjonalnego i instytucjonalnego, które zagrażają ich skuteczności?
Do najczęstszych błędów popełnianych przez wynajmujących przy zawieraniu umów najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego należy przede wszystkim niedopełnienie wymogów formalnych warunkujących skuteczność uproszczonej egzekucji opróżnienia lokalu. W przypadku najmu okazjonalnego błędem jest często niezłożenie przez najemcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego lub posługiwanie się dokumentami, które nie spełniają ustawowych wymogów – na przykład oświadczeniem osoby trzeciej o zapewnieniu lokalu zastępczego, które nie zawiera wymaganej treści bądź nie zostało podpisane z zachowaniem formy urzędowej. W przypadku najmu instytucjonalnego typowym uchybieniem jest niezawarcie w umowie obligatoryjnych postanowień, w tym zapisu o poddaniu się egzekucji przez najemcę, a także brak zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Jak różnica w maksymalnym czasie trwania umowy (10 lat dla okazjonalnego vs. brak ustawowego limitu dla instytucjonalnego) wpływa na strategię wynajmu?
Różnica w zakresie dopuszczalnego okresu obowiązywania umowy najmu ma istotne znaczenie z perspektywy planowania strategii wynajmu. Najem instytucjonalny, jako forma przewidziana wyłącznie dla przedsiębiorców, umożliwia zawieranie umów o nieokreślonym lub bardzo długim czasie trwania, co zapewnia większą stabilność dochodów z najmu i przewidywalność w długoterminowym zarządzaniu portfelem nieruchomości. Tego rodzaju konstrukcja prawna sprzyja budowaniu relacji z najemcami oraz ogranicza ryzyko częstej rotacji lokatorów, co może mieć istotne znaczenie zwłaszcza przy wynajmie na większą skalę. Natomiast w przypadku najmu okazjonalnego, limit czasowy wymaga od wynajmujących większej aktywności w zakresie odnawiania umów, a także utrudnia długofalowe planowanie inwestycyjne, szczególnie gdy priorytetem jest minimalizacja pustostanów i stabilność przepływów finansowych.
Jaka jest przyszłość najmu okazjonalnego i instytucjonalnego w Polsce i jaka jest Państwa kluczowa rada dla wynajmujących rozważających te formy?
Obie formy najmu mają ugruntowaną pozycję i będą nadal odgrywać istotną rolę na rynku – najem instytucjonalny zyskuje na znaczeniu wśród przedsiębiorców, oferując większą elastyczność i długoterminową stabilność, natomiast najem okazjonalny pozostaje korzystnym rozwiązaniem dla osób prywatnych. Kluczową radą dla wynajmujących jest skrupulatne dochowanie wszystkich wymogów formalnych – tylko wtedy możliwe będzie skuteczne skorzystanie z uproszczonej egzekucji. Warto także skonsultować wybór formy najmu z prawnikiem, aby dopasować ją do własnych potrzeb i celów inwestycyjnych.
Mateusz Mania właściciel kancelarii adwokackiej w Katowicach
Właściwa Umowa Najmu jest bardzo ważna jeśli chcesz uniknąć problemów z nieuczciwymi najemcami. Jeśli masz pytania i chcesz skonsultować swoją sytuację, napisz do nas. Kancelaria Mateusza Manii udzieli odpowiedzi i pomoże przygotować Umowy z najemcami.
Skontaktuj się: experts@clou.estate
